Кейс внедрения системы контроля поручений в
«Сибирском государственном медицинском университете» СибГМУ


20 мая 2017 в 11:32
Перед командой «Росконсалтинг» ректором СибГМУ О.С.Кобяковой была поставлена задача «Внедрения системы контроля поручениями» на уровне рабочих групп, проводимых с участием первого лица. Предпосылкой к внедрению системы являлась необходимость снижения рисков срыва реализации программы развития университета «Опорный ВУЗ». Не смотря на высокую квалификацию управленческой команды университета и наличие внедренной системы управления проектами, часть важных задач сотрудниками забывалась и выполнялась не срок. Также имело место неоднозначное понимание личной ответственности сотрудников за конкретные задачи.

В ходе диагностических интервью и анализа системы управления организацией командой консультантов был определен ряд областей управления, требующих систематизации и стандартизации. Была подготовлена карта «Дерево проблем», которая легла в основу операционного плана реализации проекта.

Рисунок 1.Укрупненное дерево проблем СибГМУ в области управления задачами на уровне рабочих групп университета
На основе результатов диагностики было сформировано «Дерево решений», включающее в себя набор управленческих технологий, позволяющий стандартизировать выявленные пробелы в системе управления организацией. Так, в качестве ИТ-решения из рядя ИТ-продуктов была выбрана система управления поручениями Trello, а в качестве методики реализации проекта взята за основу «методика внедрения корпоративного тайм-менеджмента Глеба Архангельского».

По итогам проведения ряда корпоративных сессий с участием топ-менеджмента организации были сформированы оптимальные корпоративные стандарты на базе лучших практик по направлениям:

- стандарт коммуникаций;

- стандарт оперативного планирования;

- стандарт управления задачами;

- стандарт подготовки, проведения и отслеживания итогов совещаний.

Помимо этого были проведены индивидуальные коучинговые сессии с ключевыми сотрудниками организации по теме внедрения соответствующих стандартов.

По итогам работы была выстроена «воронка задач» в соответствии со следующими статусами:

- поставленные поручения;

- принятые в работу поручения;

- исполненные поручения;

- выполненные поручения.

Рисунок 2.Пример внедренной системы контроля поручений на примере одной из рабочих групп университета
В результате реализации проекта удалось достичь следующих показателей работы организации:

- ноль просроченных и потерянных задач;

- удобный контроль задач с помощью мобильного устройства;

- повышение мотивации, вовлечения и уровня ответственности сотрудников;

- высвобождение времени работы топ-менеджмента на решение стратегических задач.

По итогам выполненного проекта были получены высокие оценки качества внедрения проекта со стороны руководителей организации и лично ректора О.С.Кобяковой.

«Совещания длятся не больше часа, все вопросы на уровне функциональных групп прорабатываются в рабочем порядке, а не на совещании. Протокол появляется сразу же после совещания прямо в системе и все поручения, поставленные на совещании, фиксируются в системе контроля поручений» - Мария Николаевна Демьянович (руководитель проекта внедрения системы управления задачами СибГМУ)
«Ни одна из задач по опорному ВУЗу не теряется, по каждой из задач определен ответственный, в любой момент времени я вижу статус выполнения по каждому поручению, в том числе со смартфона» - Ольга Сергеевна Кобякова (Ректор СибГМУ, профессор, д.м.н.).
Ознакомиться с подходом Росконсалтинг к внедрению корпоративного тайм-менеджмента и системы контроля поручений по методу Глеба Архангельского в организации можно по ссылке http://rcgroup.pro/tm
Посмотрите также
Made on
Tilda